Dlaczego warto dobrze zaplanować udział w targach?
Targi branżowe to okazja do zaprezentowania oferty, poznania potrzeb klientów i nawiązania wartościowych relacji biznesowych. Samo wynajęcie stoiska nie gwarantuje jednak dobrych rezultatów. Sukces zależy od przygotowania, jasno określonych celów i konsekwentnych działań przed wydarzeniem, w jego trakcie oraz po jego zakończeniu.
Udział w targach warto traktować jako projekt, który wymaga zaangażowania kilku osób i odpowiedniego harmonogramu. Im wcześniej firma rozpocznie przygotowania, tym łatwiej dopracować szczegóły i uniknąć niepotrzebnych kosztów.
Określ cele i odbiorców
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, co firma chce osiągnąć. Cele mogą dotyczyć sprzedaży, promocji marki, pozyskania kontaktów lub poznania konkurencji.
Przykładowe cele to:
– zdobycie określonej liczby nowych kontaktów;
– zaprezentowanie nowego produktu lub usługi;
– umówienie spotkań z obecnymi klientami;
– zwiększenie rozpoznawalności marki;
– zebranie opinii na temat oferty;
– nawiązanie współpracy z partnerami biznesowymi.
Cele powinny być konkretne i możliwe do zmierzenia. Zamiast ogólnego założenia „pozyskać klientów” lepiej ustalić, że firma chce zebrać 50 wartościowych kontaktów i przeprowadzić 10 rozmów z osobami odpowiedzialnymi za zakupy.
Warto również określić, do kogo firma chce dotrzeć. Inne potrzeby będą mieli właściciele małych przedsiębiorstw, inne osoby zarządzające dużymi organizacjami, a jeszcze inne przedstawiciele konkretnych działów. Znajomość odbiorców ułatwi przygotowanie komunikatów i wybór odpowiednich materiałów.
Wybierz wydarzenie i zaplanuj budżet
Nie każde targi będą odpowiednie dla każdej firmy. Przed zgłoszeniem udziału należy sprawdzić profil wydarzenia, listę wystawców, tematykę prelekcji oraz informacje o odwiedzających. Pomocne może być przeanalizowanie relacji z poprzednich edycji i opinii innych uczestników.
Budżet powinien uwzględniać nie tylko opłatę za powierzchnię wystawienniczą. Należy zaplanować także koszty:
– projektu i budowy stoiska;
– transportu oraz montażu;
– materiałów promocyjnych;
– zakwaterowania i przejazdu zespołu;
– identyfikatorów i dodatkowych usług organizatora;
– prezentacji, warsztatów lub innych aktywności;
– działań reklamowych przed targami;
– obsługi kontaktów po wydarzeniu.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Warto też porównać kilka wariantów stoiska i usług, aby dopasować zakres udziału do rzeczywistych celów firmy.
Zaprojektuj funkcjonalne stoisko
Stoisko powinno przyciągać uwagę, ale przede wszystkim ułatwiać rozmowę. Nadmiar informacji, małe napisy i przypadkowe materiały mogą sprawić, że odwiedzający nie zrozumie, czym zajmuje się firma.
Na stoisku warto umieścić:
– czytelne logo i nazwę firmy;
– krótkie hasło wyjaśniające ofertę;
– najważniejsze korzyści dla klienta;
– produkty lub przykłady realizacji;
– miejsce do spokojnej rozmowy;
– ekran lub materiały pokazujące działanie rozwiązania;
– widoczną informację o sposobie kontaktu.
Projekt powinien być spójny z identyfikacją wizualną firmy. Nie należy jednak przesadzać z liczbą kolorów, grafik i komunikatów. Odwiedzający powinien w kilka sekund zorientować się, czym zajmuje się marka i dlaczego warto się przy niej zatrzymać.
Jeśli oferta jest złożona, lepiej pokazać jeden lub dwa najważniejsze przykłady niż prezentować cały katalog. Krótka demonstracja może być skuteczniejsza niż długa prezentacja tekstowa.
Przygotuj zespół
Osoby obecne na stoisku są jednym z najważniejszych elementów udziału w targach. Powinny znać cele wydarzenia, ofertę firmy i zasady rozmowy z odwiedzającymi. Przed targami warto przeprowadzić krótkie szkolenie oraz przećwiczyć odpowiedzi na często zadawane pytania.
Zespół powinien ustalić:
– kto wita odwiedzających;
– kto prowadzi prezentacje;
– kto odpowiada za zapisywanie kontaktów;
– kto zajmuje się rozmowami z kluczowymi gośćmi;
– kiedy poszczególne osoby mają przerwy;
– jak przekazywać sobie ważne informacje.
Podczas rozmowy warto zadawać pytania i słuchać. Nie każda osoba odwiedzająca stoisko jest gotowa do zakupu, ale może potrzebować informacji, kontaktu w późniejszym terminie lub rozwiązania dopasowanego do konkretnej sytuacji. Unikanie nachalnej sprzedaży pomaga budować pozytywne doświadczenie.
Przygotuj materiały i ofertę
Materiały promocyjne powinny być użyteczne i dopasowane do odbiorców. Zamiast rozdawać dużą liczbę ogólnych ulotek, lepiej przygotować krótkie materiały odpowiadające na najczęstsze pytania klientów.
Przydatne mogą być:
– folder z najważniejszymi informacjami;
– karta produktu lub usługi;
– przykłady realizacji;
– cennik albo opis wariantów oferty;
– kod prowadzący do strony internetowej;
– formularz kontaktowy;
– drobny upominek związany z marką.
Przed wydarzeniem trzeba sprawdzić wszystkie materiały pod względem treści, danych kontaktowych i poprawności technicznej. Warto również przygotować wersje elektroniczne, które można przesłać po rozmowie.
Zaplanuj promocję przed targami
Informacja o udziale w targach powinna pojawić się odpowiednio wcześnie. Firma może wykorzystać stronę internetową, pocztę elektroniczną i media społecznościowe, aby poinformować klientów o miejscu oraz terminie spotkania.
Dobre efekty może przynieść:
– wysłanie zaproszeń do obecnych klientów;
– przygotowanie listy osób, z którymi warto umówić rozmowę;
– publikacja krótkich informacji o prezentowanym produkcie;
– zapowiedź konkursu, pokazu lub konsultacji;
– dodanie informacji o udziale w stopce wiadomości;
– przygotowanie strony z formularzem rejestracji na spotkanie.
Najważniejsze jest, aby komunikat zawierał konkretną wartość dla odbiorcy. Sama informacja o obecności firmy może nie wystarczyć. Lepiej napisać, czego odwiedzający dowie się podczas spotkania albo jakie pytanie będzie mógł omówić z przedstawicielem marki.
Zbieraj i porządkuj kontakty
Każdy kontakt zdobyty na targach powinien zostać zapisany w uporządkowany sposób. Wystarczy prosty formularz, arkusz lub narzędzie używane przez firmę do zarządzania relacjami z klientami.
Oprócz danych kontaktowych warto zapisać:
– temat rozmowy;
– potrzeby i zainteresowania danej osoby;
– ustalone kolejne kroki;
– przewidywany termin kontaktu;
– osobę odpowiedzialną za dalszą rozmowę.
Nie należy ograniczać się do zbierania wizytówek. Bez dodatkowych informacji po kilku dniach trudno będzie przypomnieć sobie kontekst rozmowy. Jeśli firma korzysta z formularzy elektronicznych, powinna zadbać o jasne zasady informowania o przetwarzaniu danych.
Wykorzystaj kontakty po wydarzeniu
Działania po targach są równie ważne jak przygotowania. Najlepiej skontaktować się z odwiedzającymi w ciągu kilku dni, gdy rozmowy i potrzeby są jeszcze świeże.
Kontakt powinien być dopasowany do wcześniejszej rozmowy. Można przesłać obiecane materiały, odpowiedzieć na pytanie albo zaproponować krótkie spotkanie. Warto podzielić kontakty na grupy, na przykład: pilne zapytania, potencjalni klienci i osoby zainteresowane dodatkowymi informacjami.
Po zakończeniu wydarzenia należy również podsumować wyniki. Analizie mogą podlegać liczba rozmów, pozyskane kontakty, umówione spotkania, koszty oraz opinie zespołu. Wnioski pomogą lepiej przygotować się do kolejnych targów i zdecydować, które działania warto powtórzyć.
Podsumowanie
Skuteczny udział w targach wymaga spójnego planu. Firma powinna określić cele, poznać odbiorców, przygotować funkcjonalne stoisko, przeszkolić zespół i zadbać o komunikację przed wydarzeniem. Równie istotne jest szybkie uporządkowanie kontaktów oraz konsekwentne działania po targach.
Dobrze przygotowane stoisko może stać się nie tylko miejscem prezentacji oferty, ale także przestrzenią do budowania relacji i lepszego poznania rynku.
O autorze
